# Guía práctica: qué debe llevar la carpeta contable que le pasas a tu asesor si vendes en Amazon > Qué informes y documentos necesita tu asesor cada trimestre para cerrar la contabilidad de tu negocio en Amazon sin retrasos, y los 3 errores que más alargan ese cierre. - URL: https://accountali.com/guia-contabilidad-negocio-amazon/ - Autor: Carlos Martínez Barriga - Publicado: 2025-06-09 - Categorías: amazon --- La mayoría de retrasos en la contabilidad de un negocio de Amazon no vienen de un error de cálculo, sino de una carpeta incompleta: capturas de pantalla en vez de exportaciones, ingresos brutos mezclados con netos, gastos de dos países en un mismo archivo sin separar. El asesor no tarda porque el trabajo sea difícil; tarda porque tiene que pedir tres veces lo mismo. Esta guía es el protocolo concreto: qué debe llevar la carpeta que entregas cada trimestre, qué informe de Seller Central corresponde a cada dato y los tres errores que más alargan el cierre. ## Por qué Seller Central no basta para preparar la contabilidad Seller Central está diseñado para vender, no para llevar la contabilidad. Genera decenas de informes, pero ninguno está pensado para entregarse "tal cual" a un asesor: - El **resumen de ventas** que se ve en el panel principal no es lo que se cobra, porque no resta comisiones ni tiene en cuenta reembolsos pendientes de liquidar. - El **Informe de transacciones** (Date Range Reports) mezcla ventas, devoluciones, ajustes de inventario y promociones en una sola tabla, sin separarlos por concepto contable. - El **informe de liquidaciones** (Payments report / Settlement report) es el que de verdad refleja lo que entra en el banco, pero llega en ciclos de pago propios de Amazon (cada dos semanas, aproximadamente), no por mes natural, así que un solo informe casi nunca coincide exactamente con un mes de contabilidad. - Si el vendedor tributa por el régimen de ventanilla única (OSS), hay un informe específico de IVA por país que no aparece en los informes de ventas generales. Ningún asesor puede reconstruir esto solo con acceso de lectura a Seller Central en cinco minutos. Necesita que alguien —el propio vendedor o quien gestione el día a día del negocio— haga antes el trabajo de extraer y ordenar estos informes por el periodo contable correcto, no por el ciclo de pago de Amazon. ## ¿Qué informes debe enviar un vendedor de Amazon a su asesor cada trimestre? Como mínimo, cuatro bloques de información, cada uno con una función contable distinta: 1. **Informe de liquidaciones del periodo** (Payments/Settlement report): es la base para contabilizar ingresos netos, comisiones de Amazon, tarifas de FBA y publicidad ya descontada. Sin este informe, el asesor solo tiene la foto bruta de las ventas, no lo que realmente ha entrado. 2. **Informe de transacciones detallado** (Date Range Reports): sirve para desglosar, dentro de cada liquidación, qué parte corresponde a ventas, cuál a devoluciones, cuál a ajustes de inventario y cuál a promociones. Es el que permite pasar de "un número" a "un asiento contable por concepto". 3. **Facturas de gastos no ligados directamente a Amazon**: compra a proveedor, transporte hasta el almacén de Amazon, suscripciones a herramientas de gestión, servicios profesionales. Amazon no factura estos gastos, así que si no se entregan aparte, el asesor no tiene forma de saber que existen. 4. **Informe de IVA por país** (si se tributa por OSS) o el desglose de ventas por país de destino, para que las declaraciones de IVA correspondan a la realidad de dónde se ha vendido, no a una estimación. Con estos cuatro bloques, un asesor puede reconstruir el trimestre sin tener que pedir aclaraciones adicionales. Sin alguno de ellos, lo habitual es que el cierre se retrase una o dos semanas mientras se solicita lo que falta, o que se contabilice con estimaciones que luego hay que corregir. ## Los tres errores que más alargan el cierre de un asesor En la práctica, casi todos los retrasos en la contabilidad de un negocio de Amazon se explican por tres fallos que se repiten: 1. **Enviar capturas de pantalla de Seller Central en vez de las exportaciones en CSV o Excel.** Una captura no se puede importar ni cuadrar: el asesor tiene que teclear los números a mano, lo que multiplica el tiempo y el riesgo de error. Un ejemplo típico: una captura del resumen de ventas del mes no incluye el desglose de comisiones, así que el asesor no tiene forma de saber, solo mirando la imagen, cuánto de esa cifra es margen y cuánto es coste de Amazon. 2. **Mezclar ingresos brutos y netos sin indicar cuál es cuál.** Si en la misma hoja aparecen "ventas" que en realidad son el bruto de un informe y en la fila de al lado el neto de otro, el asesor no puede saber, sin preguntar, qué cifra usar para cada asiento. El resultado habitual es un correo de vuelta preguntando "¿este importe lleva IVA o no?", que por sí solo puede añadir dos o tres días de retraso mientras se localiza la respuesta. 3. **No separar los gastos por canal o por país cuando hay más de un marketplace.** Un vendedor que factura en Amazon España, Amazon Alemania y Shopify a la vez, y entrega los gastos de publicidad de los tres canales en un único total, obliga al asesor a repartir ese gasto sin criterio real, o a pedir el desglose y esperar. Si además se tributa por OSS, ese reparto por país no es solo una cuestión de orden: afecta directamente a qué IVA se declara en cada país. Estos tres errores no son de conocimiento contable: son de formato. Se solucionan decidiendo, antes de enviar nada, en qué unidad se mide cada cifra (bruto o neto), de qué informe sale y a qué canal o país pertenece. Ninguno requiere más horas de trabajo del vendedor; requiere decidir el criterio una vez y aplicarlo siempre igual, mes tras mes. ## ¿Qué debe hacer el vendedor y qué debe hacer el asesor para no duplicar trabajo? La frontera está en el origen del dato, no en la dificultad de la tarea. Al vendedor (o a quien lleve el día a día del negocio) le corresponde todo lo que solo él puede saber: qué gasto pertenece a qué canal, qué factura está pendiente de cobro, qué ajuste de inventario responde a una rotura real y cuál a un error de registro. Al asesor le corresponde todo lo que requiere criterio contable y fiscal: en qué cuenta se registra cada concepto, cómo se aplican las deducciones, cómo se presenta cada modelo ante Hacienda. El problema aparece cuando esa frontera se difumina: el vendedor entrega datos a medio clasificar y el asesor termina haciendo trabajo de recopilación que no le corresponde, o el asesor da por buenos datos que el vendedor no ha verificado y el error se detecta tres meses después, en el cierre trimestral. La mecánica concreta de cuadrar esos números —vender en Amazon y hacer que la cifra coincida con lo que aparece en la contabilidad— tiene su propia guía paso a paso en cómo [conciliar tus ventas de Amazon con tus registros contables](/conciliar-ventas-amazon-con-registros-contables/); esta guía se queda en el nivel anterior: qué debe estar ya preparado antes de llegar a esa reconciliación. Lo mismo pasa con los gastos: antes de que el asesor decida qué es deducible y cómo se registra, alguien tiene que haber identificado y documentado esos gastos. La lista completa de qué gastos se pueden deducir en un negocio de Amazon y cómo registrarlos está detallada en la guía de [gastos deducibles en un negocio de Amazon](/gastos-deducibles-negocio-amazon/). ## Protocolo mensual de recopilación: la carpeta que evita las tres vueltas No hace falta esperar al cierre de trimestre para empezar a ordenar. Un protocolo mensual sencillo reduce casi todo el trabajo de última hora: - **Una subcarpeta por mes**, no por trimestre. Es más fácil detectar qué falta de un mes concreto que de tres meses mezclados. - Dentro de cada subcarpeta: el **informe de liquidaciones** del periodo, el **informe de transacciones detallado**, las **facturas de gastos** del mes ordenadas por proveedor y una **nota breve** de cualquier ajuste inusual (una rotura de stock grande, una devolución masiva, un cambio de precio relevante). - Antes de cerrar cada mes, una revisión de tres preguntas: ¿está el informe de liquidaciones completo o falta algún ciclo de pago? ¿los gastos están separados por canal si hay más de uno? ¿hay alguna factura sin conciliar con un cargo de Amazon? - Si se vende en varios países bajo OSS, una cuarta comprobación: ¿el desglose de ventas por país de ese mes está guardado junto al resto, o hay que volver a Seller Central a buscarlo en el cierre de trimestre? Con este hábito mensual, la carpeta que se entrega al cierre del trimestre no es un ejercicio de última hora: es la suma de tres carpetas ya ordenadas. Y si el volumen de operaciones crece —varios canales, varios países, cientos de referencias— llega un punto en el que automatizar esta extracción y clasificación deja de ser una comodidad y empieza a ser lo que marca si el cierre se hace en horas o en días. El detalle de cómo se ejecuta ese cierre paso a paso, una vez la carpeta está lista, está en la guía de [cómo hacer un cierre contable eficaz para vendedores de Amazon](/como-hacer-un-cierre-contable-eficaz-para-vendedores-de-amazon-guia-paso-a-paso/). Preparar bien esta carpeta no es trabajo extra: es el trabajo que, si no se hace antes, termina haciéndolo el asesor más tarde, más caro y con menos margen para detectar errores. Y cuanto más tarde se detecta un error de clasificación —una devolución sin contabilizar, un gasto asignado al canal equivocado—, más caro sale corregirlo: no es lo mismo ajustar un asiento del mes en curso que reabrir un trimestre ya presentado ante Hacienda.