¿Qué gastos puedes deducir en tu negocio Amazon y cómo registrarlos correctamente?

Llevar un buen control de los gastos no solo te ayuda a saber si tu negocio es rentable, sino que también te permite pagar menos impuestos.

Deducir un gasto significa restarlo de tus ingresos para calcular el beneficio sobre el que tributarás. Cuantos más gastos justificados y bien registrados tengas, menor será tu carga fiscal.

En el caso de vendedores de Amazon, esto es aún más importante: hay que tener en cuenta comisiones, publicidad, logística (FBA), herramientas, y gastos por país. Además, las normativas de IVA cambian según dónde vendas o almacenes stock.

Gastos deducibles en tu negocio de Amazon

Muchos. Pero lo importante es que estén bien justificados y vinculados a tu actividad. Aquí van los más comunes:

Gastos relacionados con la compra de productos

• Transporte y aduanas si importas de fuera de la UE.
• Lo que pagas por el stock que revendes.

Gastos operativos y de logística

• Comisiones de Amazon por cada venta.
• Tarifas de FBA y almacenamiento.
• Envíos si trabajas con FBM o usas otros transportistas.

Gastos de marketing y publicidad

• Publicidad en Amazon (sí, Amazon Ads también cuenta).
• Anuncios en redes sociales, Google Ads, etc.

Gastos administrativos y profesionales

• Honorarios de tu asesoría o gestoría.
• Comisiones bancarias y otros gastos financieros.

Gastos de infraestructura y herramientas

• Softwares como Accountali, herramientas de automatización, etc.
• Ordenadores, pantallas y material que uses para tu negocio.

Otros gastos habituales

• Cursos y formación relacionada con tu actividad.
• Viajes, dietas o suministros si están vinculados a tu negocio.

Tipos de facturas que debes conservar (y cómo gestionarlas)

Llevar un buen control de tus facturas no es solo un tema contable. Es clave para deducir gastos correctamente y estar tranquilo si Hacienda llama a la puerta. Estas son las facturas que debes guardar sí o sí si vendes en Amazon:

Facturas de proveedores

Compra de productos, transporte, aduanas… Todo lo que tenga que ver con tu stock. Guárdalas bien porque suelen ser de las más importantes.

Facturas de Amazon

Amazon genera facturas con el detalle de todas las comisiones y tarifas: FBA, almacenamiento, gestión logística, etc. No siempre son fáciles de encontrar, pero son imprescindibles.

Facturas de servicios profesionales

Honorarios de asesorías contables o fiscales, suscripciones a herramientas como Accountali, softwares de gestión o automatización. Todo esto también es deducible.

Facturas de suministros y gastos generales

Luz, internet, móvil, alquiler si tienes oficina, incluso parte de tu vivienda si trabajas desde casa (consultando bien los requisitos, claro).

¿Cómo gestionarlas?

• Mejor en digital. Siempre que puedas, pide facturas electrónicas. Se almacenan fácil, no se pierden y puedes buscarlas por palabra clave.
• Pero no tires el papel. Si tienes facturas físicas, guárdalas en carpetas organizadas por trimestre o proveedor. Te ahorrará muchos dolores de cabeza.
• Usa una herramienta. Si el volumen crece, tener un software que te lo ordene todo te salvará tiempo (y disgustos).

¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para que sea deducible?

Deducir gastos es una forma legal (y muy útil) de pagar menos impuestos. Pero no todo vale. Para que un gasto sea deducible, debe cumplir estos tres requisitos básicos:

Debe estar relacionado con tu actividad económica

El gasto tiene que tener una relación directa con tu negocio. Es decir, debe ser necesario para poder desarrollar tu actividad.
Ejemplos: compra de productos para vender, herramientas de gestión, publicidad, servicios profesionales…

Debe estar justificado con una factura completa

Sin factura, no se puede deducir. Y no vale un simple ticket o justificante.
La factura debe incluir:

• Tus datos fiscales (nombre, NIF, dirección fiscal)
• Los datos del proveedor
• Descripción del servicio o producto
• El tipo de IVA aplicado

Debe estar registrado en la contabilidad

No basta con tener la factura guardada en una carpeta. El gasto debe estar bien contabilizado, ya sea por ti o por tu asesor.

Cómo registrar correctamente los gastos para la contabilidad

Llevar un buen control de los gastos no es solo una cuestión de orden: es clave para tener una contabilidad clara y poder deducir correctamente. Aquí te damos algunas pautas prácticas:

Organiza los gastos por categorías

Usa una plantilla de Excel o, mejor aún, un software contable como Accountali. Clasifica los gastos: compras de producto, comisiones, publicidad, asesoría, etc. Esto te facilitará todo, desde el análisis hasta la declaración de impuestos.

Registra los gastos de forma cronológica

Anota cada gasto en el momento en que ocurre. Vincúlalo siempre a su factura correspondiente. Esto te ayudará a detectar errores y evitar olvidos.

Controla el IVA soportado

Si el gasto lleva IVA y tu negocio tiene derecho a deducírselo, asegúrate de tener la factura con todos los datos fiscales y que el IVA esté bien detallado.

Haz un registro mensual

Imagina que en julio has tenido:

• 3.000 € en compras de producto
• 900 € en tarifas FBA
• 250 € en Amazon Ads
• 150 € de asesoría contable
• 45 € de software contable

Anótalos con su fecha, proveedor, concepto, importe, IVA y adjunta la factura digital. Así puedes controlar el total de gastos, analizar tu rentabilidad y tenerlo todo listo para la declaración.

Trucos para evitar errores comunes en la gestión de gastos

Controlar bien los gastos es clave para pagar solo lo justo en impuestos y tener tus números claros. Pero es fácil cometer errores. Aquí van algunos trucos prácticos para evitarlos:

No mezcles gastos personales con los del negocio

Parece obvio, pero pasa más de lo que imaginas. Si pagas con la misma tarjeta para todo, lo normal es que se cuelen gastos que Hacienda no va a aceptar.

Consejo: usa siempre una cuenta y tarjeta exclusiva para el negocio. Así evitas líos y ahorras tiempo al revisar tus finanzas.

Revisa que las facturas tengan todos los datos fiscales

Muchas veces recibes una factura y ni la miras. Error. Si no tiene tu nombre, NIF o dirección fiscal, no sirve como justificante. Antes de guardarla, asegúrate de que esté correcta. Pide que te la corrijan si hace falta.

Ojo con las facturas de Amazon

Si vendes en varios países, Amazon puede emitir las facturas desde sedes distintas: Luxemburgo, Alemania, España…Esto afecta al tipo de IVA y a cómo debes contabilizar ese gasto.

Consejo: descarga tus facturas desde el portal correspondiente y clasifícalas bien por país. O usa un software que lo haga de forma automática.

Archiva todo y haz copias de seguridad

No guardes facturas sueltas en tu bandeja de entrada o en carpetas sin nombre. Organiza tus archivos por meses, por tipo de gasto o proveedor. Y haz copias de seguridad, ya sea en la nube o en un disco externo.

Gestionar bien los gastos es clave para pagar menos impuestos y mantener el negocio en regla. Un control riguroso evita errores, sanciones y problemas con Hacienda. Además, aprovechar todas las deducciones legales mejora la rentabilidad y la salud financiera de tu negocio Amazon.

Por eso, usar herramientas de gestión contable y contar con asesoría especializada no es un lujo, sino una necesidad. Así podrás organizar tus gastos fácilmente, cumplir con la normativa y centrarte en hacer crecer tu negocio sin sorpresas fiscales. ¿Quieres optimizar tu gestión contable? ¡Prueba Accountali 30 días gratis!