Cómo conciliar tus ventas de Amazon con tus registros contables

Si vendes en Amazon, seguramente ya sabes que no es tan simple como “vendo → cobro → anoto en contabilidad”. Entre comisiones, devoluciones, reembolsos, IVA y transferencias, la cifra que ves en tu cuenta bancaria no siempre coincide con lo que realmente has vendido.

Por eso es fundamental conciliar tus ventas de Amazon con tus registros contables para que tus números sean correctos, evitar errores fiscales y conocer la rentabilidad real de tu negocio.

Qué significa conciliar ventas en Amazon

La conciliación contable es el proceso de comparar los datos que tienes en tu contabilidad con los informes que te da Amazon para asegurarte de que todo coincide.
No se trata solo de verificar ingresos: también incluye comisiones, devoluciones, gastos logísticos y ajustes de IVA.

⚠️ No es lo mismo que la conciliación bancaria:

• Conciliación bancaria: comparas tu contabilidad con el extracto bancario.
• Conciliación de ventas: comparas tus registros internos con los datos de Amazon para asegurarte de que todo lo que se ha vendido, devuelto o cobrado está correctamente reflejado.

Si vendes en varios países, la conciliación también ayuda a comprobar si el IVA está bien aplicado según la normativa (por ejemplo, con el régimen OSS).

Documentos y datos que necesitas antes de empezar

Antes de ponerte manos a la obra, ten a mano estos documentos:

• Informes de ventas de Amazon: entra en Seller Central → Pagos → Informes de transacciones o Informe de ingresos brutos.
• Extractos bancarios: para comprobar cuándo y cuánto Amazon ha transferido a tu cuenta.
• Registro de facturas emitidas: si facturas directamente a tus clientes.
• Informes de comisiones y gastos de Amazon: incluyen tarifas por venta, almacenamiento y logística.
• Declaraciones de IVA: para verificar si Amazon ya lo ha declarado o si lo debes incluir tú.

💡 Consejo: guarda siempre estos documentos en carpetas mensuales, así tendrás todo listo cuando toque conciliación.

Paso a paso para conciliar tus ventas de Amazon

Vamos a la parte práctica. Así es como puedes conciliar de forma clara y ordenada:

Descargar y revisar informes de Amazon

• En Seller Central, ve a Pagos → Transacciones para obtener un informe detallado.
• Descarga el archivo en formato Excel o CSV.
• Localiza la información clave: ventas brutas, devoluciones, comisiones, gastos de logística e impuestos.

Ejemplo: si en un periodo has vendido 10.000 €, puede que en el informe veas:

• Ventas: 10.000 €
• Comisiones: -1.500 €
• Logística: -300 €
• IVA declarado por Amazon: -1.800 €
• Total a transferir: 6.400 €

Comparar con tu contabilidad interna

Aquí es donde detectas diferencias.

• Revisa si la cifra de ventas brutas coincide con la que tienes registrada en tu contabilidad.
• Comprueba que las devoluciones y descuentos están bien registrados.
• Verifica si las comisiones y gastos están contabilizados como costes y no restados directamente a ingresos (un error muy común).

Ajustar registros contables

Si detectas diferencias, corrige:

• Comisiones y tarifas: regístralas como gasto en la cuenta correspondiente (grupo 6 del PGC).
• Devoluciones: deben restarse de ingresos, no de gastos.
• IVA: si Amazon lo ha declarado por ti, debes anotarlo como IVA repercutido y compensarlo en tus declaraciones.
• Ventas en diferentes países: revisa el tipo de IVA que corresponde y si debes declarar por OSS.

Errores comunes al conciliar ventas de Amazon

• Olvidar registrar comisiones: Amazon nunca te transfiere la venta completa, así que si no registras las comisiones, tu margen real estará inflado.
• No contabilizar devoluciones en el periodo correcto: si las anotas fuera de fecha, tu contabilidad mensual será poco fiable.
• Ignorar ventas en distintas monedas: cuidado si vendes en UK o USA, revisa la conversión.
• Confiar solo en el saldo bancario: el dinero que Amazon ingresa no refleja el total de ventas, sino ventas menos comisiones y gastos.

Consejos para mantener la conciliación al día

• Conciliar mensualmente: no esperes al final del trimestre, así evitas acumulación de errores.
• Establecer un flujo de trabajo: quién descarga informes, quién revisa y quién ajusta registros.
• Guardar todo: informes de Amazon, facturas, justificantes de comisiones y devoluciones.
• Revisar el IVA: especialmente si vendes en varios países.

Conciliar tus ventas de Amazon no es un capricho contable, es una necesidad para:

• Evitar problemas con Hacienda.
• Tener una visión real de tu rentabilidad.
• Detectar errores y gastos no previstos.

Con un proceso claro o un software como Accountali, podrás mantener tu contabilidad en orden, ahorrar tiempo y centrarte en vender más.